Descripción de los Cursos

¡Todas las organizaciones y todas las personas tienen documentación administrativa! Las oficinas comerciales, agencias gubernamentales, organizaciones sin fines de lucro, instituciones educativas, e instalaciones médicas –sólo por nombrar algunas– deben tratar con enormes cantidades de documentación administrativa cada día. Los ejecutivos y el personal de soporte están inundados con datos e información en diversos formatos.

Un documento administrativo es cualquier cosa que proporciona información. Un documento administrativo puede estar en cualquier tipo de medio: papel o electrónico, digital o análogo, magnético u óptico, líquido o sólido…. En el entorno tecnológico de hoy las organizaciones deben aprender cómo manejar esta documentación administrativa de modo que pueda ser utilizada según sea necesario en el futuro. La documentación administrativa debe ser administrada desde el momento en que es creada o recibida, y durante la distribución, utilización y retención, hasta que finalmente es destruida o archivada en forma permanente.

Este curso de Gestión de Documentación Administrativa proporcionará una visión general básica de la terminología, conceptos, y procedimientos de la gestión de Documentación Administrativa para manejar exitosamente los documentos en las oficinas actuales.  Independientemente del medio en el cual esté almacenado el documento, éste debe ser administrado en forma adecuada para que sea un bien para la organización. Otro componente importante del curso de profesional de gestión de documentos son los aspectos legales. Debe desarrollarse y seguirse en forma estricta un calendario de retención de documentación completo y legalmente apropiado de modo que la compañía no sea responsable por problemas que podrían haberse evitado en primer lugar.

¿Se deben almacenar los documentos en papel, en un formato electrónico, en una microforma? ¿Cómo se lleva un Inventario de Documentación Administrativa? ¿Cuáles son los pasos en el desarrollo de un Calendario de Retenciones de Documentación Administrativa de una compañía? ¿Cómo se archivan los documentos? Este curso lo ayudará a usted a tomar esas decisiones basadas en ciertas características de los documentos. Además, las normas establecidas por la Asociación de Gestores de Documentación Administrativa (ARMA por sus siglas en inglés) serán utilizadas para la codificación y archivo apropiado de la documentación.

Cada sección de este curso en línea contiene objetivos de aprendizaje, preguntas de revisión, aplicaciones prácticas y actividades de asignación para que el estudiante estudie y domine el contenido.

Este curso proporcionará una introducción a la profesión de gestión de documentación e información. Se enfoca en el desarrollo del conocimiento necesario para establecer y administrar programas exitosos de gestión de documentación en toda una empresa. Este curso contiene “las estrategias ganadoras tratadas y probadas para los programas exitosos de gestión de documentación.”

Al inscribirse, a usted se le otorgan seis meses iniciales para completar el curso. En caso de que usted necesite más tiempo, usted puede solicitar una extensión de 6 meses sin costo adicional.

Objetivos del Curso

• Definir la gestión de documentación administrativa y describir la importancia de administrar la documentación en base a sistemas de información en las empresas y el gobierno.
• Describir la justificación empresarial para la gestión de documentación administración y enumerar los componentes principales de un programa establecido formalmente de gestión de documentación administrativa
• Identificar las diferencias distintivas entre los principales métodos utilizados en el inventario de la documentación administrativa de una organización.
• Delinear los diferentes métodos utilizados en el inventario en medios de documentación electrónica.
• Explicar los beneficios comerciales y legales de establecer un programa de retención de documentación administrativa.
• Describir los pasos involucrados en la planificación y desarrollo de un programa de retención de documentación administrativo.
• Discutir los aspectos legales del desarrollo de un programa de retención de documentación administrativa.
• Explicar cómo conducir y documentar la investigación legal acerca de los requisitos federales, estatales, y locales de retención de documentación administrativa.
• Describir la teoría y la práctica de la toma de decisiones de retención de documentación administrativa.
• Explicar la necesidad de protección de documentación vital y planificación de recuperación en desastres.
• Describir cómo se identifican la documentación vital y en qué difiere la documentación importante de la útil.
• Explicar los conceptos y técnicas de protección de documentación administrativa vital electrónica.
• Identificar las pautas para desarrollar procedimientos operativos de documentación vital.
• Enunciar los objetivos de un sistema de archivo.
• Explicar las diferencias entre sistemas de acceso directo e indirecto.
• Identificar los diversos tipos de sistema de codificación.
• Describir las funciones de un índice e identificar los criterios generales para sistema de indexado.
• Enumerar la distribución, propósitos, y características de los diferentes sistemas de clasificación, es decir, por tema, numérico, alfabético, alfanumérico.
• Identificar los factores que ayudan a reducir el área y tiempo de una búsqueda de documentación administrativa.
• Explicar las herramientas primarias utilizadas para identificar documentación administrativa.
• Recomendar soluciones para problemas comunes de archivo y para proteger la seguridad y confidencialidad de la documentación administrativa.
• Describir el proceso de reorganización de archivos.
• Identificar las razones para una elección cuidadosa del equipo de almacenamiento de la documentación y describir los criterios y consideraciones en la elección del equipo.
• Explicar los principios para el inventario electrónico de documentación administrativa.
• Describir y evaluar el software de gestión de documentación administrativa y cómo se utiliza.
• Describir la tecnología del código de barras y sus usos.
• Explicar los fundamentos de un sistema de microfilm.
• Explicar el funcionamiento, los componentes, y beneficios de los diferentes tipos de cámaras utilizadas para la microfilmación.
• Discutir la finalidad de diversos equipos periféricos, tales como procesadores, duplicadores, cubierta y apertura de cargadores de tarjeta, y lectores e impresoras -lectores.
• Describir los sistemas de recuperación asistida por computadoras (CAR por sus siglas en inglés) y Salida de Computadora en Microfilm (COM por sus siglas en inglés).
• Enumerar la finalidad, ventajas, capacidades, y principales componentes de sistemas electrónicos de imagen.
• Explicar los diversos tipos de discos ópticos y sus características.
• Discutir cómo los sistemas micrográficos híbridos se complementan con las imágenes electrónicas en los sistemas de computación empresariales.
• Identificar las ventajas y limitaciones de utilizar micrográficos o imagen electrónica en la gestión de la documentación administrativa de una organización.
• Aprender qué información debe reunirse y cómo determinar la viabilidad económica y técnica de utilizar un sistema de imagen en la gestión de documentación administrativa para permitir el diseño efectivo de un sistema apropiado.
• Explicar la necesidad y los objetivos de un programa efectivo de gestión de formularios.
• Identificar los elementos del programa de un programa de gestión de formularios.
• Identificar los diversos tipos de formularios basados en formularios electrónicos.
• Explicar cómo establecer un programa efectivo de análisis de formularios.
• Identificar las herramientas utilizadas en el inventario y estimación de los formularios.
• Identificar el alcance y las funciones de los programas de gestión de correo.
• Describir cómo funciona el equipo de administración automática de correo.
• Enumerar los tipos de sistemas de transmisión de mensaje electrónico que son utilizados actualmente en las oficinas modernas.
• Identificar el alcance de la reprográfica y control de copias
• Enunciar los principios básicos de un programa efectivo de administración de copias.
• Explicar cómo conducir una evaluación de programa de gestión reprográfica.
• Enunciar los propósitos y ventajas de los manuales de gestión de documentación administrativa.
• Explicar los propósitos y funciones de un centro de documentación administrativa.
• Establecer criterios para planificar los requisitos para una instalación, equipamiento, y distribución de un centro de documentación administrativa.
• Identificar los diferentes tipos de sistemas de numeración espacial de almacenamiento de documentación administrativa y explicar las ventajas de cada uno.
• Explicar las ventajas y desventajas de un centro comercial de documentación administrativa comparada con una instalación dentro de la organización.
• Explicar algunos procedimientos comúnmente utilizados de búsqueda de centros de documentación administrativa y de salida.
• Delinear políticas y procedimientos para establecer un sistema de eliminación de documentación para un centro de documentación administrativa.
• Enumerar las obligaciones y responsabilidades del personal del centro de documentación administrativa.
• Definir la gestión de archivos y explicar los tipos y funciones de los archivos.
• Identificar los criterios para estimar el valor de la documentación administrativa a archivar.
• Describir los principios de conservación de materiales de archivo para asegurar su preservación permanente.

Curso En Línea

1. ¿Qué es la Gestión de Documentación Administrativa?
   A. La Función de la Gestión de Documentación Administrativa
   B. Clasificaciones
   C. Valor
   D. Memoria de una Empresa
   E. Ciclo de Vida de la Documentación Administrativa en papel
   F. Problemas Comunes
   
   
2. Reglas del Índice Alfabético
   A. Coherencia en el Archivo
   B. Unidad Clave de Nombres
   C. Normas del Archivado
   
   
3. Gestión de Archivo Electrónico
   A. La Base de Datos
   B. Comercio Electrónico
   C. Ciclo de Vida de los Documentos Electrónicos
   
   
4. Gestión, Equipamiento, y Procedimientos de Documentación Administrativa Alfabética
   A. Archivo y Almacenamiento
   B. Método de Almacenamiento
   C. Equipo y Suministros de Almacenamiento
   D. Etiquetas de Línea Recta
   E. Elegir el Equipamiento Correcto
   F. Seis Pasos en el Procedimiento de Gestión de Documentación Administrativa
   
   
5. Almacenamiento, Retiro, y Transferencia de Documentación
   A. Calendario de Retención
   B. Los Cuatro Valores de la Documentación Administrativa
   C. Ciclo de la Documentación Administrativa
   D. Métodos Comunes de Transferencia de la Documentación Administrativa
   E. Capacidades del Software
   
   
6. Gestión de Documentación Administrativa por Temas, Numérica, y Geográfica
   A. Ventajas / Desventajas
   B. ArrangDistribución ement
   C. Tipos de Índice
   D. Codificación
   E. Tipos de Números
   F. Bases de Datos
   
   
7. Documentación Administrativa Electrónica y por Imagen
   A. Documentación Magnética y Óptica
   B. Dispositivos de Ingreso de Datos
   C. Copias
   D. Retención
   E. Seguridad y Protección de la Documentación Administrativa
   F. Microformas
   G. Software de Instalación y Mantenimiento Remotos (RIM por sus siglas en inglés)
   
   
8. Gestión de Documentación Administrativa e Información
   A. Elementos de un Programa RIM
   B. Porcentajes
   C. Responsabilidades
   D. Manual de RIM
   E. Metas
   F. Recuperación de Desastre
   G. Gestión de Conocimientos
   H. Calendario de Retención de Documentación Administrativa

Demo

Información Adicional

Idiomas

English

Duración del Curso

180.00 horas

Duración del Acceso

6 meses

Instructor

Gail Brostrom

Prerequisitos/Audiencia

No hay prerrequisitos específicos para este curso. Este curso está dirigido a profesionales que quieren mejorar sus conocimientos de gestión de documentación o para personas que quieren impulsar sus carreras en la profesión de gestión de documentación administrativa.

Requisitos/Materiales Incluidos

Este curso es compatible con el sistema operativo Windows Vista.

Este curso puede ser tomado ya sea en Mac o en PC. Los estudiantes necesitarán una conexión a Internet y capacidades de correo electrónico.

GES proporcionará los libros de texto requeridos (Gestión de Documentación 8va edición, Guía de Estudio, y Simulación) para este curso.